Journée Porte Ouverte en entreprise
Pour évoquer une Journée Porte Ouverte en entreprise, il est important de définir à qui la porte est ouverte, quel est le public attendu lors de cet événement. En effet, plusieurs motivations peuvent être à l’origine de ce type de rassemblement dans des locaux professionnel.
En premier lieu – et c’est la raison la plus répandue pour les entreprises en France – la journée porte ouverte est consacrée aux familles des employés. C’est un fait, la plupart des travailleurs n’ont pas l’occasion de montrer leur lieu de travail à leurs proches. Parfois même, les protocoles de sécurité, dans les secteurs de l’industrie par exemple, sont si stricts que l’entrée des locaux est uniquement réservée au personnel badgé. Voilà donc un événement qui permet de mettre en valeur non seulement les sites de travail, mais aussi les employés qui deviennent, le temps d’une Journée Porte Ouverte, des hôtes au nom de leur entreprise. Autre motivation possible, faire visiter un site de production à de futurs partenaires, clients, représentants institutionnels – voire à des touristes. Car la nouvelle tendance des visites industrielles perdure, et même s’amplifie. De plus en plus de gens s’intéressent à l’histoire des techniques, des bâtiments industriels. Quoi de plus passionnant de pouvoir apprendre in situ ? Et d’avoir les guides les plus éclairés pendant la journée, c’est-à-dire les acteurs mêmes de chaque service et département de l’entreprise.
Organiser une Journée Porte Ouverte, c’est avoir la certitude de maîtriser le déroulement des festivités tout en permettant à des étrangers au site de se sentir accueillis au sein de l’entreprise. Cet effort d’accueil, de transparence et de pédagogie est fortement apprécié. Il serait dommage de se passer d’une communication aux retombées si positive ! A partir de ce constat, de nombreux dirigeants mettent en œuvre un format simple et lisible, reproductible chaque année. C’est leur rendez-vous annuel d’ouverture de l’entreprise aux témoins extérieurs, et le programme doit être unique et sur mesure.
C’est à ce stade que l’agence événementielle intervient. Force de proposition, le Chef de Projet Evénementiel va élaborer, en collaboration étroite avec la Direction, un déroulé précis détaillant les moments importants de la journée.
Ce qui peut paraître mineur ou anecdotique comme l’accueil des visiteurs, devient très important dans le cadre d’une Journée Porte Ouverte. Etant donné que l’accès est d’habitude restreint, il faut créer un espace dédié à l’accueil des invités. Cela implique la livraison de matériel, d’équipement et de mobilier événementiel. Mais aussi la création de badges ainsi que le recours à du personnel d’accueil pour les distribuer. Cette première étape donne le ton et peut être transformée visuellement pour créer de la surprise, apporter de l’information ou affirmer une identité de marque.
Les autres moments forts de la Journée Porte Ouverte comprennent généralement des temps de visites en petits groupes, des temps de paroles sonorisés, la projection d’un film et des activités ludiques originales. Votre agence événementielle va apporter toutes les solutions parmi lesquelles vous choisirez celles qui ont votre préférence. Toutefois, il faut garder en tête que vos invités n’arriveront pas tous en même temps. C’est là le principe basique d’une Journée Porte Ouverte. Les invités vont et viennent à leur convenance. Il faudra donc positionner stratégiquement l’heure des discours, celle des collations et les plages horaires dédiées aux visites menées par les employés.
Quant aux activités ludiques, elles devront correspondre à l’esprit développé par l’entreprise, être accessibles à tous profils et être offertes aux visiteurs en remerciement de leur venue. Grâce aux progrès constant de la technologie, il existe aujourd’hui des tas d’activités digitales faciles à proposer pour un grand nombre tout en restant financièrement inaccessible aux individuels. Les démonstrations d’impression 3D, les stands de réalité virtuelle ou les tableaux numériques tactiles grand format en sont autant d’exemples.
N’hésitez pas à nous consulter pour l’organisation de votre journée porte ouverte. Nous saurons vous guider pas à pas pour un événement mémorable !