Organiser votre convention annuelle, votre conférence ou votre congrès.

Comment organiser une convention annuelle

En premier lieu on peut considérer la convention annuelle d’entreprise comme un grand classique de l’événement d’entreprise. A tout point de vue, les termes de convention, conférence ou congrès, en particulier la convention annuelle, sont familiers à la majorité des acteurs économiques. Chaque année, toutes les équipes sont rassemblées sur un même lieu, extérieur aux locaux de la société. Ce type de rassemblement professionnel permet notamment d’aborder les problématiques rencontrées dans la période précédente. De plus, la convention est l’occasion de lancer de nouvelles orientations, tout comme de faire passer les messages de la direction aux employés.

C’est pourquoi la taille du groupe de participants aux conventions et congrès annuels d’entreprise est souvent importante. Parfois ces groupes atteignent plusieurs centaines de personnes, pour les grands groupes, en particulier dans les secteurs médicaux et pharmaceutiques. Plus communément, la taille moyenne des groupes en convention tourne autour de 100 participants.

A vrai dire, la Région Sud, avec la présence de grandes villes bien desservies et, bien sûr, un climat généralement ensoleillé, est une des plus attractives pour les organisateurs d’événements professionnels. L’agence Ap-Event en a fait sa spécialité et possède une grande expérience dans le service aux entreprises qui ont besoin de tenir leur convention annuelle en Provence, dans les Alpes ou sur la Côte d’Azur.

D’ores et déjà, il faut trouver le site adapté à votre programme de convention annuelle. Il ne s’agit pas seulement des capacités d’accueil. Les critères sont plus spécifiques. Par exemple selon quels types de séances de travail vous souhaitez : réunion, atelier ou conférence d’intervenant extérieur à la structure. Également selon les activités qui seront choisies pour renforcer la cohésion de groupe. Enfin, selon la zone géographique acceptable pour que tout le monde puisse aisément s rendre au lieu de rendez-vous, sans provoquer de désagrément ou de mécontentement.

Donc notre agence étudie chaque projet de convention, de conférence ou de congrès d’entreprise pour déterminer quels établissements et leurs équipements seront parfaits pour l’occasion.  C’est ensuite votre Chef de Projet attitré qui consulte les équipes techniques et d’accueil-animation pour proposer le meilleur programme ainsi que les solutions événementielles.

Dans une interface régulière avec votre représentant d’entreprise, notre spécialiste en convention d’entreprise vous informe de l’avancement du projet. À tout moment, vous pouvez intervenir et modeler l’événement afin que la réservation finale soit conforme aux attentes de la Direction. En définitive, chaque détail, chaque poste budgétaire doit être validé et vous satisfaire pleinement pour pouvoir signer un contrat d’organisation de votre Convention Annuelle.

Là encore, tout le matériel technique, son et lumière, tentes, scène, mobilier, mais aussi les besoins numériques indispensables seront de notre responsabilité.  De sorte qu’avec notre accompagnement complémentaire en termes de transport, de restauration, de signalétique, d’installation des participants et d’accueil, vous vous sentirez épaulés à 100% par des professionnels de l’événementiel d’entreprise.

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Pourquoi choisir l'agence événementielle pour entreprise Ap'Event ?

Notre agence événementielle travaille étroitement avec des prestataires partenaires tout au long de l’année. En ce qui concerne notre choix de partenaires, nous accordons une importance réelle aux engagements respectueux des règles de la RSE. En effet, la responsabilité sociétale de l’entreprise n’est plus une option, elle est fondamentale pour travailler auprès des groupes entreprise. Les traiteurs d’une part, les plans de déplacements, la formation des membres du staff d’autre part sont de ces préoccupations qui animent nos montages événementiels. En ce qui concerne l’organisation des conventions annuelles, notre agence met tout en œuvre pour que votre politique RSE interne soit respectée lors de cet événement externe.

N’hésitez pas à nous consulter pour vos prochaines conventions annuelles ou vos conférences et congrès professionnels dès qu’une date est possible. Nous saurons vous guider pas à pas pour un événement mémorable et très réussi sur Marseille, Aix-en-Provence, Toulon, Nice, Avignon ou Montpellier !