Inaugurer de nouveaux locaux d’entreprise

Comment organiser une inauguration de locaux ?

De toute évidence, une inauguration de locaux professionnel est un moment très important dans la vie d’une entreprise. Il s’agit de ne pas manquer les enjeux cruciaux que représente un tel événement. Par exemple, l’inauguration de nouveaux locaux constitue une opportunité parfaite pour communiquer auprès de ses clients et prospects. Mais pas seulement puisque ce type de rendez-vous fédère aussi les partenaires financiers, les prestataires et, bien sûr, l’ensemble des salariés.

Il faut donc poser les bases du projet d’inauguration très en amont de la date choisie. Cela afin de créer le concept adapté à tous les aspects de votre cahier des charges. Pour l’agence événementielle d’entreprise Ap-Event, l’organisation d’inauguration de locaux en Provence-Alpes-Côte d’Azur est au cœur de son métier. C’est là que peut s’apprécier toute son expérience et son savoir-faire. En effet, la transformation d’un local à usage exclusif de travail industriel ou commercial en site festif est le challenge préféré de nos équipes !

Tout d’abord, une rencontre de repérages sur les lieux s’impose. C’est là que se dessinent les difficultés à surmonter comme les atouts à mettre en valeur. En voici deux illustrations ; Si un parking est assez vaste et accessible aux véhicules hauts, il pourra faire l’objet d’installations temporaires d’animations grand format, très spectaculaires. Ou bien si les nouveaux locaux sont inaugurés sur un territoire à l’écart de toute habitation, dans une Z.I. par exemple, c’est idéal pour un concert de musique live et des discours sonorisés. Quant aux écueils qui pourraient se présenter, ils sont généralement associés à la problématique de fermeture des services pendant le temps de l’inauguration de locaux. Chaque aspect technique et humain sera attentivement étudié pour concevoir une solution qui réponde aux attentes.

Lorsque la phase de diagnostic est terminée, nous passons à l’élaboration d’un déroulé de l’événement. Une ambiance et un décor sont suggérés pour dans ce cadre, y proposer des animations. Qui dit inauguration, dit fête, célébration. Ainsi, tous les invités seront accueillis de la plus festive façon possible. Cecil tout en respectant les codes de légitimité et de crédibilité de l’entreprise. Quoi qu’il en soit, tout sera pensé et fait pour que l’inauguration fasse date et marque les mémoires pour longtemps. Encore une fois, une telle opportunité de communication ne se néglige pas !

La première idée qui vient à l’esprit lorsqu’on a envie de faire plaisir, c’est d’offrir un excellent service traiteur. Cocktail, repas, apéritif, verre d’accueil ou collation, toutes les combinaisons sont possibles, à condition de gager sur la qualité. Au fond, il n’est pas nécessaire d’offrir du champagne, mais il est indispensable d’être généreux. Sur ce point, on pourra ajouter que l’attention aux détails est toujours remarquée et louée par les invités d’une inauguration de locaux d’entreprise. D’ailleurs, la surprise est d’autant plus grande que servir un magnifique dîner de gala dans un environnement d’atelier ou d’entrepôt crée un décalage perçu comme créatif et novateur.

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Dans un second temps, il faut prêter une attention toute particulière aux animations et activités qui rythmeront la cérémonie d’ouverture des nouveaux lieux. Elles seront proposées en alternance avec les discours, bien entendu. Autour de la scène destinée aux prises de paroles sonorisées et montée pour l’occasion, notre agence peut installer des stands d’animations en libre-service. Ces stands peuvent à la fois servir à distraire vos invités, mais également à informer les visiteurs sur les nouveautés inhérentes aux locaux inaugurés. Traditionnellement, le tout premier stand visible est celui de l’accueil. Espace d’émargement, de distribution facultative de badges mais surtout, de distribution de petits cadeaux, appelés goodies dans le jargon événementiel. Ces souvenirs emportés par les gens présents ou bien offerts à ceux qui n’avaient pu se libérer pour venir, vont être le support non seulement de votre nom d’entreprise, mais aussi du message principal de votre inauguration.

Par ailleurs, selon que vous planifiez l’inauguration de locaux en journée ou en soirée, les animations apporteront l’ambiance adéquate. Musique, jeux, challenges individuels ou par équipe, tout est possible. Enfin, la présence d’une personnalité célèbre venu appuyer votre marque le jour de l’événement reste un des meilleurs vecteurs de communication qui soit. Pensez-y, ou mieux, demandez-nous d’y penser pour vous !

N’hésitez pas à nous consulter pour votre prochaine inauguration de locaux dès qu’une date est possible. Nous saurons vous guider pas à pas pour un événement mémorable et très réussi sur Marseille, Aix-en-Provence, Toulon, Nice, Avignon ou Montpellier !